¡Muerte por PowerPoint!

El trabajo más crítico de un gerente, cuando lo resume todo, es la comunicación. Para tener éxito, un gerente debe ser eficaz en la comunicación individual, por escrito y en grupo. Si bien la debilidad en cualquiera de estas tres disciplinas comprometerá la capacidad de liderar, la debilidad que se observa con mayor frecuencia en los gerentes es la comunicación grupal. Y es el más llamativo.

La comunicación grupal puede ser uno de los activos más poderosos de un gerente. Cuando presenta a un grupo, él o ella tiene toda su atención, al menos al principio. El truco es mantenerlo.

En lugar de temer o ser reticentes al respecto, los gerentes deben buscar oportunidades para presentárselas a cualquier miembro de la empresa. La mejor manera de desarrollar cualquier habilidad es a través de la repetición. Esta habilidad particular también ayuda a aumentar la exposición personal y profesional.

Desafortunadamente, las presentaciones corporativas y las presentaciones de ventas suelen ser:

1. Medianamente competente, o

2. Asesinos profesionales

La llegada de nuevos medios y tecnologías que facilitan la comunicación y mejoran nuestra capacidad de transmitir nuestras ideas también puede tener el efecto contrario. Si un gerente tiene una propensión a cavar un agujero para sí mismo en una presentación, PowerPoint puede ser un movimiento de tierra con esteroides que enterrará al presentador por completo.

Por otro lado, los gerentes que son expertos en hacer presentaciones y hablar en público pueden comunicarse de manera aún más efectiva y convincente con estas herramientas.

Una Experiencia Cercana a la Muerte por PowerPoint:

Todos los hemos soportado… Presentaciones de PowerPoint que suenan eternamente. Llamo a esto «Muerte por PowerPoint».

Una de mis experiencias cercanas a la muerte por PowerPoint ocurrió en la esquina noroeste de Newfoundland, Canadá. Una empresa para la que yo trabajaba tenía una pequeña fábrica allí. Había volado allí con el presidente de la compañía, algunos compañeros oficiales y Bill Drellow, el escritor independiente a quien recurrí para editar mi libro más reciente, «El arte perdido de la administración general».

Después de recorrer la planta con el personal y hacer las sutilezas generales con la gente de producción, nos instalamos en la sala de conferencias para la recta final… la presentación de PowerPoint.

El proyector se calentó, el presentador hizo clic en su computadora y vi algo que casi me mata en el acto: el pequeño cuadro en la esquina inferior izquierda del marco que decía «Diapositiva 1 de 101». ¡Así es, 101 diapositivas!

No tuve el corazón para desconectar su presentación y pedirles que llegaran al punto en 20 diapositivas o menos. El equipo había trabajado muy duro para mejorar esa fábrica y merecían la oportunidad de relatar el orgullo de sus logros en sus propios términos. Así que ahí me senté, contemplando formas de suicidio (¿recuerdan Avión, la Película?) para acabar con el dolor de no parar de escuchar.

La moraleja de esta historia es que lo único que nos llevó de esta presentación fue la impresión de que trabajaron duro y ¡presentaron 101 diapositivas! Más allá de eso, no podría haber recordado tres cosas que intentaron comunicarnos 15 minutos después.

Los diez elementos de una gran presentación

1. Antes de hacer cualquier otra cosa, identifique un máximo de tres puntos clave que desea que la audiencia recuerde.

2. Determine por qué su audiencia debe recordar estos puntos, para que también pueda comunicarlos.

3. Abre tu presentación con el «por qué» de tal forma que no tardes más de un minuto en explicarlo. Si no puede explicarle a la audiencia por qué su presentación es importante para ellos en un minuto, los ha perdido.

4. Nunca olvides que a la audiencia le importa menos lo que tienes que decir que tú.

5. Recuerda lo que aprendiste en cuarto grado: habla a un ritmo adecuado. Ni demasiado lento ni demasiado rápido. Y proyecta tu voz.

6. Comunicarse ampliamente a través del lenguaje corporal y del lenguaje hablado.

7. No uses el podio a menos que estés leyendo un discurso y sea la única fuente de luz. Es fácil crear la impresión de que te aferras a él para salvar tu vida. Los oradores que caminan alrededor de un podio en lugar de pararse rígidamente detrás de él muestran más confianza, se diferencian de otros presentadores y son más interesantes de ver. Caminar, hablar y gesticular al mismo tiempo también es una excelente manera de ocultar los ladridos porque toda la adrenalina no se va a la garganta.

8. Estar tan bien ensayado que no suene ensayado. No hay sustituto para la preparación.

9. Revise su presentación con uno o dos colegas de confianza para asegurarse de que dice lo que cree que dice y se entiende fácilmente.

10. Al usar diapositivas –

§ Organizar tu presentación de modo que los títulos de las diapositivas cuenten la historia por sí solos. Cualquier otro texto debe simplemente apoyar el título.

§ No abusar de los trucos que distraen como la animación.

§ Nunca leer las diapositivas palabra por palabra. Su único propósito es reforzar lo que la audiencia está aprendiendo.

§ Nunca pase más de dos minutos en un tobogán.

§ Finalmente, y lo más importante, prepare su presentación para que no necesite diapositivas. Si puede ser efectivo sin diapositivas, es un excelente presentador. Si puede hacer eso, puede usar diapositivas para mejorar su presentación, en lugar de apoyarse en ellas como una muleta.

Mi editor va incluso más allá que yo cuando se trata de confiar en las diapositivas. Un redactor de discursos experimentado, siente que las diapositivas solo deben usarse cuando contienen las caras de los presuntos delincuentes y la audiencia está pasando lista por la mañana en la sala de la brigada.

Los tres tipos de presentaciones

Hay tres tipos básicos de presentaciones internas que los gerentes deben ser expertos en realizar. Existen numerosos híbridos, pero las tres presentaciones internas básicas son:

1. Presentación de la visión, misión y meta

2. La presentación de resultados

3. La presentación de la iniciativa de cambio

El tema general que siempre se puede usar y adaptar para adaptarse a cualquiera de estos tipos de presentaciones sigue este patrón: «Quiénes somos, hacia dónde vamos y cómo vamos a llegar allí».

También hay tres tipos generales de presentaciones externas:

1. Presentaciones para clientes

2. Presentaciones de proveedores

3. Presentaciones para inversores/banqueros

El propósito de las presentaciones externas por lo general es influir en el resultado de una negociación. Los elementos temáticos incluyen «Qué hay para ti» y «Cómo podemos hacer esto juntos».

Nuevamente, las presentaciones siempre deben comenzar con «Por qué esto es importante para usted (la audiencia)».

No puedo enfatizar lo suficiente que si quiere tener éxito como líder, debe dominar el arte de la presentación grupal. Si simplemente no se siente cómodo con eso, solo hay una forma de curar su malestar… ¡haga tantas presentaciones como sea posible! La comodidad y un aire de autoconfianza controlada solo vendrán de la experiencia. Cuanto más evite desarrollar sus habilidades de presentación, más pesada se volverá esta ancla en su carrera.

Tome un curso, únase a Toastmasters o compre un video/CD sobre el tema. Comience con presentaciones fáciles en grupos pequeños y continúe trabajando hasta que se sienta cómodo, independientemente de cuántas personas haya en la sala.

He establecido como requisito que cada uno de mis subordinados directos tome un curso de oratoria. Los que se lanzaron a la tarea sin demora han mostrado un progreso asombroso… no solo en sus habilidades para hablar, sino también en su liderazgo. ¿Por qué? Porque las habilidades que he esbozado se convierten en parte de su forma general de pensar, hablar uno a uno y escribir. Pronto, todos se vuelven comunicadores significativamente más fuertes que incorporan «por qué esto es importante para ti» en sus comunicaciones.

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